金昌市审计局机关档案管理办法
发布日期:2020-01-31 浏览次数: 字号:[ ]

(金审发〔20205       2020123日)

 

第一章  总则

第一条  为了进一步加强和规范局机关档案管理工作,有效保护和利用档案,根据《中华人民共和国档案法》和《机关档案管理规定》,结合本局实际,制定本办法。

第二条  本办法所称的档案,是指反映过去和现在本局各项活动直接形成的对全市审计工作和本局工作具有保存价值的文书、数据、声像、实物和电子文件等不同形式的资料记录。

第三条  局机关所有档案实行集中统一管理,维护档案的完整和安全,便于查阅和利用。

第四条  办公室负责局机关档案管理工作,设立档案室,由办公室安排专人管理

第二章  接收和归档

第五条  机关工作中形成的所有具有保存、查考、利用价值的各种载体的文件材料,都应当移交档案室统一集存档。

第六条  移交的文件材料原则上均为原件,必须齐全、完整、准确,标注密级。

第七条  机关科室于每年4月底前将上一年度形成的文件材料整理完毕后,统一移交到档案室,科室、中心和个人不得私自占有。财务档案由财务室负责收集存档管理

第八条  机关室文件材料移交履行如下程序:

(一)机关科室文件材料收集人员填写《局机关业务档案材料移交目录》,科室主要负责人审核签字

)档案室和移交科室、中心根据目录现场核对、现场移交,交接双方签字;

移交目录一式两份,档案室和移交科室各执一份。

第九条  档案室对接收的文件材料进行整理、归档。

对已归档的文件材料,任何人不得更改。

第三章  查(借)阅和利用

第十条  档案室应当按照规范程序,为本局提供档案查(借)阅和利用工作服务

第十  本局机关到档案室利用档案的,必须执行如下规定:

(一)凡到档案室利用档案的,必须为本局机关单位,外单位和个人不得直接到档案室利用档案;

(二)凡到档案室查阅档案的,必须在档案室的《档案查(借)阅登记薄》上进行登记;

)密级文件原则上不得摘抄、拍照和复制。确因工作需要复制密级档案资料的,必须填写《档案查(借)阅审批表》,经分管局领导同意后,方可复制,并在《档案查(借)阅登记薄》进行登记。

第十  档案室保存的档案,原则上为本局服务外单位如确因工作需要利用档案的,须持所在单位介绍信及个人相关证件,经本局相关室主要负责人审核,报分管局领导审批同意后,由本局相关室人员陪同,方可查阅,并在《档案查(借)阅登记薄》上进行登记。

第十  查阅档案,须室,并接受档案室管理人员的监督,不得带出室外,不得圈划、批注、污损、涂改、剪裁及折散档案。

第四章  鉴定、销毁和移交

第十  档案室负责制定各类档案保管期限表,定期对档案进行鉴定,准确判定档案的存毁。

第十  本局机关档案鉴定工作由分管局领导、办公室负责人、移交或产生档案室负责人组成鉴定小组,将鉴定情况提交局长办公会审,任何机关室和个人不得擅自销毁任何档案。

第十  经档案鉴定小组鉴定可以销毁的失去保存价值的档案,需进行登记造册两人以上按相关规定进行销毁,在销毁单上签字存查

第十  移交到市档案馆的档案,档案室负责移交清册归入局机关档案全宗卷内保存。

第五章  档案统计

第十  档案室应当建立健全档案统计机制,做到账目清楚,账物相符,准确反映本局机关档案的门类、数量、利用等情况。

第十  档案统计的内容包括:档案数量、利用情况、鉴定销毁情况等。档案室应当对档案统计情况进行综合分析,对存在的问题及时进行改进。档案室负责及时、准确编制本局机关档案工作情况报表,做好本局机关档案统计年报工作。

第六章  保密管理

十条  档案室应当建立健全档案保密机制:

(一)不准擅自提供档案或不经批准扩大利用档案范围,严禁传抄、自行翻印机密文件和密级档案材料;

(二)不准将档案存放在不利于保密的地方或携带到公共场所及个人家中;

(三)不准在公共场所、探亲访友、私人通信和电话中涉及档案涉密事项。

  查阅档案时,档案员必须陪同查阅人在阅档室查阅,不得私自允许查阅人将档案带出档案室。严禁向废品回收部门出售需要销毁的档案,严禁随处丢弃档案。

第七章  责任追究

  有以下行为之一的,须追究相关人员的责任:

(一)损毁、丢失档案的;

(二)擅自提供、抄录、公布、销毁档案的;

(三)涂改、伪造档案的;

(四)擅自出卖或者转让档案的;

(五)造成档案失密、泄密的;

(六)档案工作人员玩忽职守,造成档案损失的;

(七)不按规定归档或者不按期移交档案的。

  档案管理主体责任由办公室承担

第八章  附则

  本办法自发布之日起施行。


局机关业务档案材料移交目录

室:

移交时间:

移交人:

接收人

序号

文件标题

文号

密级

页数

备注

档案查(借)阅审批表

查(借)档

人员

姓名

单位及职务

查(借)档

事由

查(借)档

内容

□查阅□借用□复制□是否密件

业务

负责人意见

 

 

      

分管局领导意见

 

      

备注

 


 

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